Reducción de costes en la oficina – Papel

En estos tiempos de crisis, las empresas deben ajustar sus gastos en todos los ámbitos. En esta ocasión vamos a tratar temas relacionados con los costes o gastos derivados de elementos que tienen también relación con el medio ambiente.

Si conseguimos reducir los consumos energéticos, por ejemplo, no sólo estaremos obteniendo beneficios económicos, si no que también lograremos reducir el impacto ambiental negativo que la actividad tiene sobre el medio ambiente.

Son muchas las formas de conseguir estos objetivos. Pero tal vez, lo primero que debemos conocer es cuánto estamos gastando. Es por ello necesario que en un primer acercamiento a esta nueva inquietud, establezcamos una serie de indicadores que nos irán aportando información sobre nuestros consumos. No podremos marcarnos objetivos de reducción si desconocemos en qué magnitud nos movemos.

Suele ser interesante que los indicadores puedan establecerse por departamentos o diferentes áreas de la organización. El consumo de papel de administración, por ejemplo, seguramente sea mayor que el de informática, por la propia actividad desarrollada.

Como siempre, el definir un buen indicador de medida es fundamental para poder obtener datos que sean útiles para su posterior análisis. Si nuestro método de medida, no tiene en cuenta la oscilación del número de empleados, por ejemplo, los resultados serán previsiblemente erróneos (es probable que 10 empleados consuman más de 5). El indicador tendrá también en cuenta la actividad del departamento, es decir, si estamos en el área comercial y en 2010 se presentaron 200 ofertas, pero en 2011 fueron 400 las ofertas comerciales presentadas, es probable que se consumiera más papel, no teniendo por qué haber sido abusivo el consumo comparado con el periodo anterior.

Una vez analizado el proceso (definido en un mapa, por ejemplo), no suele resultar complicado establecer indicadores medibles, adecuados al propósito del mismo y de los que poder obtener resultados interesantes para su análisis.

Tras un periodo razonable de obtención de datos, llegará el momento de plantarnos objetivos de reducción (disminuir un X% el consumo durante el próximo año, por ejemplo). Para lograr alcanzar el objetivo, estableceremos medidas asociadas que nos permitan su consecución sin problemas (control de almacenamiento y suministro del papel, sensibilización, uso de impresoras a doble cara, fomento del correo electrónico, uso de papel de menor densidad (peor calidad) para documentación interna, etc.).

Los técnicos/ consultores debemos asociar en la medida de los posible las mejoras ambientales con reducciones en costes, consumos, etc. lo que nos facilitará que el personal encargado de la toma de decisiones comprenda y analice de otra manera nuestras propuestas.

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