Ejemplo de formato de no conformidades: 8 puntos clave

Dada la importancia de identificar no conformidades o desviaciones que puedan surgir en el ámbito de un Sistema de Gestión, es interesante que el registro de las mismas sea lo más exhaustivo posible y del que se pueda obtener la mayor información posible de cara a posteriores análisis.

Ejemplo de formato de no conformidades

Recordemos que es una herramienta para la mejora continua de la compañía, por lo que buscaremos obtener la mayor información posible de forma que no suponga un engorro o que ralentice el normal funcionamiento de sus usuarios.

En este artículo os planteamos un ejemplo de formato de no conformidades: 8 puntos clave, con los apartados que no pueden faltar.

Codificación del formato: en concordancia con el sistema de codificación o de identificación de documentos del sistema de gestión, el formato de no conformidades dispondrá de su codificación específica.

Codificación de la no conformidad: con el fin de poder diferenciar no conformidades, conviene asignar a cada una de ellas un número o código. La codificación de penderá de las necesidades o preferencias del autor: numeración correlativa, por ejemplo.

Descripción de la no conformidad: otro apartado fundamental es el campo para la descripción de la no conformidad en la que detallaremos la desviación.

Quién documenta la no conformidad: conviene que se indique quién ha documentado la no conformidad de tal forma que, si posteriormente surgiera alguna duda, podamos recurrir a él para obtener más información.

Fecha límite de subsanación de la no conformidad: para subsanar o reparar la desviación, conviene fijar plazos. La planificación es una forma de “obligarnos” a poner fin al fallo detectado.

Responsable de resolución de la no conformidad: si no dejamos claro quién es el que tiene que llevar a cabo la (s) acción (es) para la subsanación, no se llevarán a cabo.

Solución dada a la no conformidad: identificado el fallo y establecida la planificación, sólo queda indicar la solución que ha sido dada para corregir la desviación detectada.

Fecha de cierre de la no conformidad: indicaremos la fecha de cierre.

Conviene analizar las causas de las no conformidades para evitar que vuelvan a ocurrir. La metodología para el análisis de causas lo recogemos en el artículo de acciones correctivas y acciones preventivas.

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